Nichts mehr verschenken Arbeits- und Projektzeiten mit dem Palm erfassen Am Ende einer Woche taucht meist die übliche Frage auf: Wann und wie lange hatte ich für Kunde XY oder am Projekt YX gearbeitet? Fragen, die für eine genaue Abrechnung von Zeit und Geld notwenig sind. Warum also Arbeitszeiten nicht gleich an Ort und Stelle erfassen? SDS Zeit macht dies sowohl projekt-, als auch kundenbezogen möglich.
SDS Zeit des schwedischen Softwarehauses SDS Data verwendet dabei den gewohnten Aufbau einer Tabelle. In drei Hauptansichten, Tag, Woche und Monat, können die Zeitdaten eingegeben, angesehen oder ausgewertet werden. Durch Antippen der kleinen, vom Kalender her bekannten und links unten befindlichen Quadrate, zwischen den Ansichten gewechselt werden.
Für die Eingabe von einzelnen Projekten empfiehlt sich die Tagesansicht. Hier kann genau festgelegt werden, wann, wo und wie lange man an einer Aufgabe bzw. einem Projekt im Laufe des Tages gearbeitet hat. In der ganz linken Tabellenspalte wird der Projektname, bei SDS Zeit auch "Task" genannt, angegeben. Das Antippen eines Feldes ruft das Auswahlmenü auf. Mit "Neuer Task" kann ein neuer Kunde bzw. ein neues Projekt angelegt werden.
Daten wie Name, Firmenbezeichnung, Projektnummer können neben anderen Angaben mit abgespeichert werden. Hat das Projekt einen Namen bekommen, kann es bereits an die Arbeit und innerhalb SDS Zeit schon in die zwei Spalte gehen. In dieser, mit Zeitperiode überschrieben Spalte, lässt sich über das Dialogfenster der Palm OS Zeitauswahl die genaue Arbeitszeit angeben. Dies ist besonders praktisch, wenn die Arbeit bereits erledigt wurde und die Zeiten noch gut im Gedächtniss sind.
Weitaus komfortabler geht es über die mit „Std.“ betitelte Spalte. Zwar wird die gerundete Stundenanzahl der Eingaben aus dem vorherigen Feld ermittelt und dargestellt, doch sind noch viel mehr Optionen wählbar. Beispielsweise kann eine Pausenzeit eingegeben werden, die von der Gesamtarbeitszeit abgezogen wird. Wird täglich zu einer bestimmten Zeit Pause gemacht, beispielsweise zum Mittag oder Frühstück, so kann diese Zeit auch in den Programmeinstellungen festgelegt werden. SDS Zeit berücksichtigt diese Zeit dann automatisch bei einer Berechnung.
Dauer und berechnete Stundenanzahl werden angezeigt. Zur weiteren Arbeit kann die zu verrechnende Stundezahl auch manuell verändert werden. Hilfreich ist über die Notizfunktion das Hinzufügen von einigen Bemerkungen zur Tätigkeit zum Eintrag. Wer weiss noch ein paar Tage später, was genau in der halben Stunde bei Kunde XY gemacht wurde. Jeder Zeiteintrag lässt sich in Kategorien einordnen. So können leicht haupt- und nebenberufliche Aktivitäten getrennt werden.
Soll der Eintrag mit einer vorgegeben Stundenzahl abgespeichert werden, so kann diese Stundenanzahl aus der, übrigends frei über die Programmeinstellungen konfigurierbaren, Schnellwahlleiste eingegeben werden.
Praktisch ist die eingebaute Stoppuhr. Wird ein Projekt oder eine Aufgabe begonnen, sollte einfach auf "Start" getippt werden. Ist die Arbeit abgeschlossen, kann der Handheld gezückt, SDS Zeit gestartet und auf "Stopp" getippt werden. Die korrekte Arbeitszeit befindet sich dann komplett ausgerechnet schon im Programm.
Besonders hilfreich bei der Erstellung von Abrechnungen ist die Wochenansicht. In der gewohnten Tabellenform werden alle für die gewählte Woche aktuellen Projekte mit zusammengefassten Arbeitszeiten aufgeführt. Durch die Ausweisung der Summen am Tabellenfuss, sieht man auf einem Blick, wie ausgelastet ein Tag war. Über die Auswahl einer bestimmten Kategorie kann die Ansicht gefiltert werden. So können beispielsweise nur alle Überstunden oder Privatstunden in der Liste erscheinen. Bei einem Export werden diese Filtereinstellungen berücksichtigt.
Eine reine Übersichtsfunktion besitzt die Monatsansicht, die alle Wochenstunden pro Projekt oder Kunde ausgibt. Bei Lohn- oder Gehaltsabrechnungen dürfte hier die Angabe der Gesamtstundenzahl sein.
Die Inhalte aller drei Ansichten können zur Weiterverarbeitung exportiert, verschickt oder ausgedruckt werden. Zum Ausdrucken ist eine zusätzliche Drucksoftware erforderlich. SDS Zeit arbeitete im Test problemlos mit PalmPrint von Stevens Creek Software zusammen. Beim Export können die zu exportierenden Felder festgelegt werden. Die Daten werden in dem Palm OS Programm "Merkzettel" gespeichert. Da diese Merkzettel-Daten bei jedem HotSync auf den Desktoprechner mit übertragen werden, können alle SDS Zeitdaten als CSV-Dateien abgespeichert und mit jeder gängigen Tabellenkalkulation oder Datenbanksoftware weiterbearbeitet oder ausgedruckt werden.
Somit ist es ein leichtes, die tägliche Arbeit präzise zu erfassen und als Excel-Ausdruck am Monatsende zur Abrechnung vorzulegen. Der Chef wird staunen...
(ms)
SDS Zeit, Version 5.5
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